Dette dokumentet beskriver de generelle avtalevilkårene som gjelder i forholdet mellom:

Ultimate Sport Service ApS
Langelandsvej 38
DK-5800 Nyborg
Danmark
CVR: 25 82 85 26
(heretter Ultimate Sport Service)

og deltakere (også omtalt som kunder og/eller brukere) som melder seg på Asics Sentrumsløpet.

Sammen med valget av produkter (arrangementer, distanser og tilleggsprodukter), som deltakeren til enhver tid har foretatt gjennom Ultimate Sport Service’s påmeldingsplattform for Asics Sentrumsløpet, utgjør dette dokumentet hele avtalegrunnlaget mellom Ultimate Sport Service og deltakeren.

I det følgende beskrives de tiltak vi har iverksatt for å gjøre din online påmelding og betaling til en god opplevelse som er 100% risikofri.

Generelt
Ultimate Sport Service utvikler og driver påmeldings- og betalingssystemer til sportsarrangementer. Når du melder deg på som deltaker ved et sportsarrangement på Ultimate Sport Services plattform samtykker du i at Ultimate Sport Service og Asics Sentrumsløpet kan sende meldinger om din påmelding via post, e-post og SMS. Du forplikter deg til å sørge for at dine kontaktopplysninger er oppdaterte til enhver tid.

Betaling
Ultimate Sport Service leverer betalingsplattform og betalingsformidling for Asics Sentrumsløpet, hvor Ultimate Sport Service krever inn beløpet som deltakeren skal betale for påmelding ved Asics Sentrumsløpet hos deltakeren på betalingskort, elektronisk faktura, nettbankbetaling eller voucher/verdibevis.

Ultimate Sport Service benytter underleverandører på betalingsgateway for online betalinger foretatt med betalingskort, elektronisk faktura og/eller nettbank. Ultimate Sport Service benytter følgende nevnte tilbydere av betalingsgateway:

- DIBS
- Paytrail
- MerchantWarrior
- iDEAL
- JamboPay

Ultimate Sport Service kan ikke avkreves tilbakebetaling eller gjøres erstatningspliktig for det innbetalte beløpet og eventuelle følgekostnader forbundet med avlysning av Asics Sentrumsløpet. Dette omfatter også eventuelle mangler i leveringen av Asics Sentrumsløpet-produktet til deltakeren. Det ytes således ingen produkt- eller leveringsgaranti ovenfor deltakeren, uansett hvilken betalingsmetode vedkommende har benyttet.

Ultimate Sport Service forbeholder seg retten til å rettsforfølge deltakeren i tilfelle vedkommende fremmer en urettmessig innsigelse mot dennes betalingstransaksjon for påmelding ved Asics Sentrumsløpet før, under eller etter at arrangementet finner sted. Det er deltakerens ansvar å gjøre seg kjent med at Ultimate Sport Service utfører betalingstransaksjonen på vegne av Asics Sentrumsløpet, samt at deltakeren er erstatningspliktig for direkte, såvel som indirekte, kostnader som påføres Ultimate Sport Service og/eller Asics Sentrumsløpet i tilfelle deltakeren fremmer en urettmessig innsigelse mot betalingstransaksjonen.

Angrerett og refusjon
Påmelding til Asics Sentrumsløpet formidlet av Ultimate Sport Service er bindende og kan ikke refunderes via Ultimate Sport Service. For eventuelle arrangementspesifikke regler vedrørende videreformidling/salg av påmelding, overføring til andre av arrangørens arrangementer og refusjon henvises det til Asics Sentrumsløpets hjemmeside hvor Asics Sentrumsløpet i et slikt tilfelle tar hånd om henvendelsen.

Data- og betalingssikkerhet
Ultimate Sport Service henter inn og oppbevarer alle person- og betalingsdata som behandles på vegne av Asics Sentrumsløpet i systemer sikret med SSL/TSL-kryptert kommunikasjon. Ultimate Sport Services påmeldings- og betalingsplattform OnReg har PCI-sertifisering og sjekkes månedlig av TrustKeeper.

Ultimate Sport Service vil i forbindelse med betaling via betalingskort, hvor betalingsvinduet hostes av Ultimate Sport Service, innhente deltakerens kortinformasjon, herunder kortnummer, utløpsdato og kontrollsifre, hvor den nevnte informasjonen ved deltakerens påmeldingssesjon sendes isolert videre til tilbyderen av betalingsgateway og deretter slettes, med mindre deltakeren har gitt aktivt samtykke til å lagre dennes kortopplysninger (begrenset til kortnummer og utløpsdato – kontrollsifre lagres ikke) hos Ultimate Sport Service. Lagrede betalingskortopplysninger lagres i kryptert form med en 3-delt kode delt over Ultimate Sport Service, en ekstern PCI-godkjent host og kortholder, hvor alle 3 enheter må være til stede for å åpne krypteringen.

Databehandling
Ultimate Sport Services behandling av persondata er underlagt reglene i personvernlovgivningen.

Ultimate Sport Service behandler persondata på vegne av sportsarrangementet Asics Sentrumsløpet med det formål at Asics Sentrumsløpet kan selge påmeldinger og motta online betalinger til arrangementet. Ultimate Sport Service vil på vegne av Asics Sentrumsløpet innhente nødvendig informasjon for at Asics Sentrumsløpet skal kunne levere den solgte påmeldingen til deltakeren i sin helhet, herunder levering av deltakerinformasjon (trykt og digitalt), levering av startnummer (enten ved avhenting eller forsendelse) samt levering av deltakerens resultat (f.eks. tid og plassering) på en eller flere av følgende plattformer: trykte resultatlister, trykte diplomer, hjemmesider, smarttelefon-apper, e-post og SMS.

Persondata innhentet av Ultimate Sport Service på vegne av Asics Sentrumsløpet gis ikke videre til tredjepart, med mindre dette aktivt aksepteres av deltakeren i forbindelse med datavalg på påmeldingsskjemaet for Asics Sentrumsløpet eller Asics Sentrumsløpets avtalevilkår.

Persondata som behandles av Ultimate Sport Service på vegne av Asics Sentrumsløpet kan eksempelvis omfatte (men er ikke begrenset til):

- Distanse (til resultatliste og deltakerinformasjon)
- Nasjonalitet (til resultatliste og kommunikasjonsspråk)
- For- og etternavn (til resultatliste, deltakerinformasjon og levering av startnummer)
- Kjønn (til resultatliste aldersklasseberegning)
- Fødselsdato (til resultatliste aldersklasseberegning)
- Klubb og/eller lag (til resultatliste og deltakerinformasjon)
- Tidligere resultater eller forventet tid (til plassering i korrekt startgruppe)
- Adresse, postnummer, by og land (til deltakerinformasjon og levering av startnummer)
- Produktvalg: f.eks. t-skjortestørrelse, veldedighetsdonasjoner, transport, hotell e.l.
- Samtykkevalg: f.eks. nyhetsbrev, tredjeparts tilbud e.l.

Ultimate Sport Service og Asics Sentrumsløpet har rett til å trykke ovenfor nevnte informasjon på deltakermateriale som er nødvendig for utførelsen av arrangementet, herunder eksempelvis startnummer, deltakermappe, bagasjeetiketter, sykkelmerking eller lignende.

Ultimate Sport Service har rett til å benytte persondata til statistiske og tekniske formål for å forenkle brukeropplevelsen og kjenne igjen brukeres identitet internt på Ultimate Sport Services plattform.

Oppbevaring og hosting av persondata
Persondata som behandles av Ultimate Sport Service på vegne av Asics Sentrumsløpet oppbevares i Ultimate Sport Services cloud som hostes på Amazon sin EC2-plattform i Irland (EU).

Presentasjon og sletting av persondata
En påmeldt deltagers persondata presenteres på deltaker- og resultatlister på vegne av Asics Sentrumsløpet, herunder begrenset til nødvendige data som Asics Sentrumsløpet trenger for å utføre dets arrangement. Dette vil typisk omfatte (men er ikke begrenset til);

- Nasjonalitet
- For- og etternavn
- Distanse
- Alder og aldersklasse (kjønn og aldersintervall)
- Startgruppe og startnummer
- Klubb og/eller lag
- By
- Region/land
- Tider (starttid, mellomtider og sluttid)
- Plasseringer (overalt, kjønn og aldersklasse)
- Status (ikke startet, startet, fullført, slettet eller diskvalifisert)

Presenterte persondata på deltaker- og resultatlister lagres på permanent basis uten slettemulighet, med henvisning til unntakene i personvernlovgivningen for samfunnsrelaterte historiske og statistiske data.

Bilder og video
Ultimate Sport Service ivaretar arrangementer arrangert av Asics Sentrumsløpet, hvor Asics Sentrumsløpet tilbyr bilde- og videoopptak av f.eks. mål- og mellomtidspassering til deltakere, opptak og hosting av bilde- og/eller videomateriale. Dette materialet er tilgjengelig på lik linje med presentasjon av resultatdata, omtalt i tidligere nevnte avsnitt. Ultimate Sport Service forbeholder sig retten til å fjerne bilde- og/eller videomateriale uten forvarsel, såfremt dette ikke overholder normale etiske retningslinjer for hva som kan vises offentlig.

Tekniske og organisatoriske sikkerhetstiltak
Ultimate Sport Service har ansvaret for at gjennomføre påkrevd tekniske og organisatoriske tiltak for å sikre et passende sikkerhetsnivå. Tiltakene skal gjennomføres med hensyntagen til det aktuelle tekniske nivået, implementeringskostnadene og den aktuelle behandlingens karakter, omfang, sammensetning og formål samt risiki av ulik sannsynlighet og alvorlighetsgrad for fysiske personers rettigheter og frihetsrettigheter. Ultimate Sport Service tar bl.a. hensyn til kategorien av personopplysninger ved fastleggelsen av disse tiltakene.

Ultimate Sport Service gjennomfører passende tekniske og organisatoriske tiltak på en slik måte at behandlingen av personopplysninger oppfyller kravene i den til enhver tid gjeldende personvernlovgivningen.

Medarbeiderforhold
Ultimate Sport Service skal påse at medarbeidere som behandler personopplysninger har forpliktet seg til fortrolighet eller er underlagt en passende lovbestemt taushetsplikt.

Ultimate Sport Service påser at tilgangen til personopplysninger begrenses til de medarbeiderne som trenger å behandle personopplysninger for å kunne oppfylle leveringsforpliktelsene ovenfor deltakeren i henhold til dette dokumentet.

Ultimate Sport Service påser at medarbeidere som behandler personopplysninger om deltakeren kun behandler disse i samsvar med dette dokumentet.

Sikkerhetsbrudd
Ultimate Sport Service informerer uten unødig forsinkelse deltakeren om brudd på persondatasikkerheten som potensielt kan føre til vilkårlig eller ulovlig tilintetgjørelse, tap, endring, uautorisert videreformidling av eller adgang til personopplysningene som behandles for deltakeren. Videre skal Ultimate Sport Service bistå deltakeren med å sikre overholdelse av deltakerens forpliktelser til å (i) dokumentere alle brudd på persondatasikkerheten, (ii) anmelde eventuelle brudd på persondatasikkerheten til kompetent(e) tilsynsmyndighet(er) og (iii) underrette de registrerte om slike brudd på persondatasikkerheten.

Bistand og dokumentasjon for overholdelse av forpliktelser
Ultimate Sport Service skal på deltakerens anmodning gi deltakeren tilstrekkelig informasjon til at deltakeren kan påse at kravene i den gjeldende personvernlovgivningen overholdes. Ultimate Sport Service skal videre gi tillatelse og bidra til eventuelle revisjoner, herunder inspeksjoner som foretas av en revisor som er autorisert til dette av deltakeren.

Ultimate Sport Service skal straks underrette deltakeren hvis Ultimate Sport Service mener at en henvendelse i henhold til det ovenfor nevnte er i strid med den gjeldende personvernlovgivningen.

Ultimate Sport Service bistår deltakeren i påkrevd og rimelig omfang med oppfyllelsen av deltakerens forpliktelser ved behandling av personopplysninger i henhold til gjeldende personvernlovgivning som er omfattet av dette dokumentet, herunder ved:

- besvarelse av henvendelser fra de registrerte om utøvelse av disses rettigheter
- konsekvensanalyser
- forutgående høringer fra tilsynsmyndighetene.

Databehandling utenfor avtalen
Ultimate Sport Service kan behandle personopplysninger utenfor dette dokument i tilfelle det kreves av EU-retten eller nasjonal rett, som Ultimate Sport Service er underlagt. Ved behandling av personopplysninger utenfor avtalen skal Ultimate Sport Service underrette deltakeren om årsaken til det. I så fall skal Ultimate Sport Service dog først, i det omfang det er lovlig, underrette deltakeren om et slikt pålegg, og i det omfang det er mulig gi deltakeren mulighet til å fremme innsigelser mot dette.

Cookies
Vi bruker cookies til å sikre og forbedre din brukeropplevelse samt registrere besøksstatistikk. Vi benytter cookies som gjenkjenner deg som bruker hvis du senere skal melde deg på et annet arrangement på Ultimate Sport Services plattform, samt cookies som sikrer at din brukersesjon ikke kan overtas av andre med tanke på hacking og hijacking.

Spørsmål og support
Alle spørsmål som vedrører praktiske ting omkring Asics Sentrumsløpet skal stilles til arrangøren av Asics Sentrumsløpet. Spørsmål som kun gjelder betaling og databehandling for påmeldingen skal stilles til Ultimate Sport Service.